Rekisteriseloste ja tietosuoja

1. Rekisterinpitäjä

Topaasia Oy
Otakaari 5, 02150 Espoo (A Grid)
galla@topaasia.com, +358 40 0246626

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jussi Galla
Otakaari 5, 02150 Espoo (A Grid)
galla@topaasia.com, +358 40 0246626

3. Rekisterin nimi

Topaasia Oy:n asiakas- ja kävijärekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Asiakas- ja kävijärekisterin tietoja käytetään Topaasia Oy:n palveluiden ja tuotteiden markkinointiin ja myyntiin, sekä asiakasviestintään. Sivustolta voi myös varata tuotteen esittelyaikoja Calendly-palvelun kautta. Tietoja käsitellään seuraamaan käyttäjien toimintaa verkkosivuilla, kävijöiden sivustoille päätymistä, seurantaan myynnin edistymisestä ja mahdollisiin asiakasprofilointiin myyntitarkoituksissa. Tietoja käytetään myös asiakaspalveluun siinä tilanteessa, että kävijä ottaa yhteyttä Topaasia Oy:n työntekijöihin sivustolla olevan keskustelupalvelun tai lomakkeen kautta.

Asiakkaalla on oikeus kieltää markkinointi joko eroamalla sähköposteissa olevilla ns. opt-out-linkeillä tai ilmoittamalla toiveensa Topaasialle osoitteessa galla@topaasia.com. Asiakkaalta pyydetään suostumus markkinointiviestintään tietoja kerättäessä.

Lisäksi asiakas- ja kävijärekisterin tietoja voidaan tarvittaessa käyttää myös muutoin palvelun väärinkäytösepäilyn selvittämistarkoituksissa sekä käyttäjien kanssa kommunikoimisessa tällaisiin epäiltyihin väärinkäytöksiin liittyen.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä olevat tiedot riippuvat asiakkaan mielenkiinnon kohteista ja kaupallisista päätöksistä. Kävijöistä kerätään vierailun perusteella esimerkiksi seuraavia tietoja:

Käyttäjän päätelaitteelta kerätyt tiedot

• IP-osoite
• Selaimen nimi ja versionumero
• Käyttöjärjestelmän nimi ja versio
• Avatut sivut
• Mitä kautta kävijä on sivuille päätynyt

Käyttäjän antamat tiedot

• Nimi
• Laskutusosoite
• Toimitusosoite
• Sähköpostiosoite
• Yrityksen/organisaation nimi ja Y-tunnus
• Puhelinnumero
• Tilatut tuotteet tietoineen (kuten hinta, maksutapa, tilausaika ja mahdollinen kuponkikoodi)
• Täytettyjen lomakkeiden tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin syntyy tietoa rekisteröityjen itsensä ilmoittamana. Tietoja kerätään vierailuilta topaasia.com sivuille. Tietoja kerätään myös maksutonta informaatiota tilattaessa sekä ostettaessa tuotteita ja palveluita topaasia-verkkokaupasta.

Tietojen keräys tapahtuu saatavilla olevilla verkkoteknologioilla, kolmannen osapuolen palveluilla ja kävijöiden oman toiminnan seurauksena. Keräämiseen tarkoitettuja teknologioita ja palveluita ovat mm. ActiveCampaign, Microsoft Clarity, Microsoft Teams, Calendly, Fathom Analytics, Google Analytics, Google Adwords, Google Search Console, Google Meets, Hubspot, Hotjar, Leadfeeder, LinkedIn, Mailchimp, Facebook Pixel, Pipedrive, Stripe sekä verkkolomakkeet.

7. Kerättyjen tietojen hyödyntäminen

Kerättyjä tietoja hyödynnetään muun muassa seuraaviin tarkoituksin:

• Käyttökokemuksesi helpottamiseen
• topaasia.com-sivustojen käytettävyyden parantamiseen
• Asiakaspalvelun sekä asiakasviestinnän toteuttamiseksi ja nopeuttamiseksi
• Ostotapahtumiesi nopeampaan prosessoimiseen
• Tilaukseesi liittyvien sähköpostien lähettämiseen
• Muiden Topaasia Oy:n tuotteiden markkinoimiseen

8. Kerättyjen tietojen suojaaminen

Topaasia Oy huolehtii yhteistyökumppaniensa kanssa sivustonsa ja yhteistyökumppaneidensa sivustojen tietoturvasta parhaiden tietojensa ja taitojensa mukaan. Tietosi säilytetään Topaasian teknologiakumppaneiden toimesta turvassa, eikä niihin ole pääsyä ulkopuolisilla.

9. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Verkkolomakkeilla annettuja henkilötietoja säilytetään ja käsitellään kolmannen osapuolen palveluissa, mm. Pipedrivessa ja ActiveCampaignissa, joita käytämme seuraamaan myynnin ja markkinoinnin tilaa, historiaa ja edistymistä ja parantaaksemme asiakaspalvelua.

Emme koskaan myy tai välitä kävijöidemme ja asiakkaidemme tietoja markkinointitarkoituksiin kolmansille osapuolille.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää lain sallimissa rajoissa EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Siirrämme käyttäjien tietoja vain siinä tarkoituksessa ja laajuudessa, kuin on välttämätöntä asiakaspalvelun, viestinnän, tuotteiden, palveluiden ja myynnin toimittamiseksi.

11. Rekisterin suojaaminen

Topaasia Oy ei käsittele eikä tallenna aineistoa manuaalisesti. Tietojärjestelmistä otetut, henkilötietoja sisältävät raportit käsitellään ja hävitetään Topaasia Oy:n voimassa olevien politiikkojen mukaisesti.

Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja käyttäjien henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä tai käsittelyä vastaan. Organisaation sisällä kävijä- ja asiakastietoihin pääsy edellyttää erillisiä oikeuksia.

12. Sijaintitiedot

Vierailijoiden päätelaitteiden IP-osoitteeseen perustuvia karkeita sijaintitietoja, kuten kaupunki ja maa, voidaan kerätä automaattisesti käytössä olevien kolmannen osapuolen palveluiden välityksellä.

13. Evästeet

Topaasia Oy:n sivustoilla hyödynnetään evästeitä. Käytämme sivulla evästeitä (cookies) seurataksemme vierailijoiden käyttäytymistä sivustolla. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Seuraamme miten käyttäjät päätyvät sivustollemme, kauanko he ovat sivustollamme ja mitä sivuja he lukevat.

Voit sivuston evästetoiminnon avulla poistaa kolmannen osapuolen evästeet käytöstä, mikäli et halua kolmannen osapuolen keräävän sinusta tietoja. Tällöin sivuston toiminta saattaa olla rajattua ja osa toiminnasta voi olla saavuttamattomissa.

14. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Henkilöllä on henkilötietolain 26-28 § mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja Topaasia Oy:n asiakasrekisteriin on tallennettu. Vierailijoilla, jotka ovat luovuttaneet tietoja verkkolomakkeiden kautta, on oikeus tarkastaa heistä tallennetut tiedot. Pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti sähköpostilla osoitteeseen galla@topaasia.com.

15. Tiedon korjaaminen

Topaasia Oy:n asiakkaan on mahdollista täydentää ja korjata hänestä tallennettuja tietoja. Muiden kuin yhteystietojen osalta tiedon korjauspyyntö on tehtävä sähköpostiosoitteeseen galla@topaasia.com tai kirjallisesti osoitteeseen Otakaari 5, 02150 Espoo (A Grid). Vierailijat voivat myös pyytää tietojensa poistamista.

16. Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 30 § mukaisesti oikeus kieltää Topaasia Oy:tä käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointia, etämyyntiä sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Kiellon voi ilmoittaa sähköpostitse galla@topaasia.com tai kirjallisesti osoitteeseen Otakaari 5, 02150 Espoo (A Grid).